القواعد الإجرائية HOWOGE لإجراءات تقديم التقارير

يمكّن إجراء الإبلاغ الأشخاص من الإشارة إلى حقوق الإنسان والمخاطر البيئية بالإضافة إلى انتهاكات حقوق الإنسان أو الالتزامات البيئية التي نشأت نتيجة للأنشطة الاقتصادية لشركة HOWOGE في مجال أعمالهم أو المورد المباشر. يفي هذا الوصف للعمليات والمسؤوليات بمتطلبات اللائحة الإجرائية لإجراءات الشكاوى وفقًا للمادة 8 من قانون العناية الواجبة لسلسلة التوريد (LkSG).

يعمل إجراء الإبلاغ أيضًا كقناة إبلاغ لجميع المؤشرات على انتهاكات القانون والانتهاكات الجسيمة للوائح الداخلية، وهو بمثابة نقطة إبلاغ داخلية بالمعنى المقصود في قانون حماية المبلغين عن المخالفات (HinSchG).

يمكن لأي شخص تقديم التقارير عبر قنوات الإبلاغ التالية: شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو البريد

مسؤولو الامتثالماري لويز شنايدر، أندرياس شير 030 – 5464-1082/1008 الامتثال@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbHستيفان-هايم-بلاتز 1 10367 برلين

هناك أيضًا خيار الاتصال بأمين المظالم القانوني المستقل.

دكتور. كاثرين نيويارامحامية 030 – 88 71 94 91 9 howoge@ra-elkeschaefer.de

شركة محاماة لقانون الأعمالالمحامين Elke Schäfer Philippistr. 11 14059 برلين

بالإضافة إلى قنوات إعداد التقارير الداخلية المذكورة أعلاه، يمكن للأشخاص أيضًا الاتصال بمكتب إعداد تقارير خارجي. توجد مكاتب إبلاغ رسمية خارجية في مكتب العدل الاتحادي، أو الهيئة الاتحادية للرقابة المالية، أو المكتب الاتحادي المعني بالكارتلات. أنشأت الدول مكاتب إعداد التقارير الخارجية الخاصة بها، ويمكن أيضًا تقديم التقارير الخارجية إلى مؤسسات وهيئات الاتحاد الأوروبي. يتم توفير المزيد من المعلومات من قبل مكاتب التقارير الخارجية المعنية على مواقعها الإلكترونية.

بغض النظر عن طريقة الإبلاغ التي سيتم اختيارها، سيتم التعامل مع جميع الشكاوى والنصائح بسرية.

يتم الحفاظ على سرية هوية المبلغ عن المخالفات طوال العملية برمتها ما لم يوافق المبلغ عن المخالفات على الكشف عن هويته

تتم معالجة المعلومات من قبل مسؤولي الامتثال في HOWOGE. يتم تدريب موظفي الامتثال HOWOGE ومكتب أمين المظالم بشكل احترافي. كما يتصرف مكتب أمين المظالم بنزاهة واستقلالية عند قيامه بمهامه ولا يتقيد بالتعليمات. وهي ملزمة بالحفاظ على السرية ولها الحق القانوني في رفض الإدلاء بشهادتها. علاوة على ذلك، تلتزم هيئات الشكاوى بالامتثال للوائح حماية البيانات وضمان الشفافية وحقوق جميع الأشخاص المتضررين.

تعمل HOWOGE على حماية المبلغين عن المخالفات من العيوب بعد تقديم البلاغ. تشير HOWOGE إلى أن الالتزامات القانونية بتقديم المعلومات قد تتطلب استثناءات لمتطلبات السرية والسرية.

• بعد تلقي الشكوى أو الإكرامية، يتم توثيق استلامها ويتلقى الشخص الذي قدم الإكرامية تأكيدًا بالاستلام خلال سبعة أيام.
• ويجب على الأشخاص المنوط بهم تنفيذ الإجراء، إن أمكن، مناقشة الأمر مع الأشخاص الذين قدموا المعلومات لتوضيح الأمر بشكل أكبر إذا لزم الأمر.
• يتم فحص الشكاوى أو النصائح أولاً لتحديد ما إذا كانت المسألة المبلغ عنها تشكل انتهاكات محتملة للقانون، أو انتهاكات مادية للوائح الداخلية، أو خطرًا على حقوق الإنسان أو البيئة، أو انتهاكًا لحقوق الإنسان أو الالتزامات البيئية.
• وفي حال عدم توفر المعلومات الكافية أو إمكانية الاتصال بالشخص الذي قدم المعلومات، سيتم إغلاق الحالة وتوثيقها.
• إذا كان من الواضح، بعد توضيح الحقائق ومناقشتها والتحقيق فيها، أنه لا توجد انتهاكات للقانون وانتهاكات كبيرة للوائح الداخلية وحقوق الإنسان والمخاطر البيئية وانتهاكات الالتزامات المتعلقة بحقوق الإنسان أو البيئة في HOWOGE وشركائها الموردين، سيتم إغلاق القضية وتوثيقها
• وينبغي عموما توضيح الأمر في غضون ثلاثة أشهر. إذا كانت المدة أطول، فسيتلقى الشخص الذي يقدم المعلومات تقرير حالة كل ثلاثة أشهر على الأقل.
• إذا تم تحديد، أثناء توضيح الحقائق، أن هناك انتهاكات للقانون و/أو القواعد المهمة، أو أن انتهاك حقوق الإنسان و/أو الالتزامات البيئية وشيك أو يحدث بالفعل، فسيتم اتخاذ التدابير التصحيحية في الحال. حيثما كان ذلك ممكنًا ومعقولًا، يتم تضمين الشخص الذي يقدم المعلومات. في الحالات المناسبة، يمكن أن تقدم HOWOGE للمبلغين عن المخالفات عملية للتوصل إلى حل ودي. وعندما يتم تحديد المخاطر، يجب تنفيذ التدابير الوقائية المناسبة.
• ويتم متابعة تنفيذ التدابير العلاجية.
• سيتم إبلاغ الشخص الذي قدم المعلومات بإكتمال إجراء الشكوى إذا كانت هناك فرصة للاتصال به.
• تقوم HOWOGE أيضًا بمراجعة فعالية إجراءات الشكاوى سنويًا وعلى أساس مخصص. ولهذا الغرض، يتم استخدام التعليقات الواردة من الشخص الذي يقدم المعلومات بشكل خاص. سيتم إجراء التعديلات إذا لزم الأمر.

يتم توثيق جميع الشكاوى والنصائح وفقًا للقوانين المعمول بها وفترات الاحتفاظ بها بالإضافة إلى السرية. سيتم حذف الوثائق بعد ثلاث سنوات من اكتمال الإجراء، ما لم يكن التخزين لفترة أطول ضروريًا للوفاء بمتطلبات اللوائح القانونية أو لانتظار انتهاء فترة التقادم للمطالبات المحتملة من HOWOGE أو ضدها. وفي هذه الحالة، سيتم تخزين البيانات طالما كان ذلك ضروريًا ومتناسبًا. ويجب دائمًا توثيق التدابير الموضحة في هذا النظام الداخلي بشكل كافٍ.

إذا كان الشخص الذي يقدم المعلومات يقدم المعلومات على حد علمه واعتقاده، فلن يعاني من أي عيوب. ومع ذلك، إذا قمت بالإبلاغ عن معلومات كاذبة عن قصد أو من خلال الإهمال الجسيم، تحتفظ HOWOGE بالحق في اتخاذ إجراء قانوني.

من المهم أن يعتقد الشخص الذي قدم البلاغ أو افترض أن المحتوى كان صحيحًا في وقت الإبلاغ وأنه لم يقدم التقرير بنية مسيئة. إذا تبين، بعد توضيح الحقائق، أن الإكرامية لا أساس لها من الصحة، فلا يجب على الشخص الذي أعطى الإكرامية أن يخشى أيعواقب سلبية.

وحتى في هذه الحالة، يتم تشجيعها على الإبلاغ عن الأمر المعني. وعند التحقيق في الأمر، سيتم أخذ ذلك بعين الاعتبار قدر الإمكان قانونيا.

لا توجد تكاليف على الشخص الذي يقدم المعلومات.

لا، لا توجد علاقة بين المحامي وموكله. أمين المظالم هو ويظل ممثل HOWOGE. ومع ذلك، نظرًا للعلاقة القانونية بين أمين المظالم وHOWOGE كعميل، هناك "تأثير (وقائي)" لصالح الشخص الذي يقدم المعلومات. وهذا يسمح لأمين المظالم بتقديم المشورة بشكل غير رسمي للشخص الذي يقدم المعلومات بشأن المسائل العملية للقضية الفردية، ولكن ليس من الممكن لها تمثيل المصالح القانونية كمحامي "خاص بك".

يمكن العثور على معلومات حماية البيانات لنظام المبلغين عن المخالفات هنا.