قوانین رویه HOWOGE برای رویه گزارش

روش گزارش دهی به مردم امکان می دهد تا به حقوق بشر و خطرات زیست محیطی و همچنین نقض حقوق بشر یا تعهدات زیست محیطی که در نتیجه فعالیت های اقتصادی HOWOGE در منطقه تجاری خودشان یا یک تامین کننده مستقیم به وجود آمده است اشاره کنند. این شرح فرآیندها و مسئولیت‌ها با الزامات یک آیین‌نامه رویه‌ای برای یک رویه شکایت مطابق با بخش 8 قانون بررسی زنجیره تامین (LkSG) مطابقت دارد.

رویه گزارش‌دهی همچنین به عنوان یک کانال گزارش برای تمام نشانه‌های نقض قانون و نقض قابل توجه مقررات داخلی عمل می‌کند و یک نقطه گزارش داخلی در مفهوم قانون حفاظت از افشاگران (HinSchG) است.

هر کسی می‌تواند گزارش‌های خود را از طریق کانال‌های گزارش زیر ارسال کند: حضوری، تلفنی، ایمیلی یا پستی

افسران انطباقMarie-Luise Schneider, Andreas Scheer 030 – 5464-1082/1008 compliance@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbHStefan-Heym-Platz 1 10367 Berlin

همچنین امکان تماس با بازرس قانونی مستقل وجود دارد.

دکتروکیل کاترین نیویارا030 – 88 71 94 91 9 howoge@ra-elkeschaefer.de

دفتر حقوقی برای حقوق تجارتوکلا Elke Schäfer Philippistr. 11 14059 برلین

علاوه بر کانال‌های گزارش‌دهی داخلی ما که در بالا ذکر شد، افراد می‌توانند با دفتر گزارش‌دهی خارجی نیز تماس بگیرند. دفاتر گزارش دهی رسمی خارجی در اداره فدرال دادگستری، اداره نظارت مالی فدرال یا اداره کارتل فدرال وجود دارد. کشورها دفاتر گزارش‌دهی خارجی خود را راه‌اندازی می‌کنند و گزارش‌های خارجی نیز می‌تواند به نهادها و ارگان‌های اتحادیه اروپا ارائه شود. اطلاعات بیشتر توسط دفاتر گزارش دهی خارجی مربوطه در وب سایت آنها ارائه می شود.

صرف نظر از اینکه کدام روش گزارش دهی انتخاب شده است، به تمامی شکایات و نکات محرمانه رسیدگی خواهد شد.

محرمانه بودن هویت اطلاع‌دهنده در طول کل فرآیند حفظ می‌شود، مگر اینکه افشاگر با افشای هویت وی موافقت کند.

اطلاعات توسط افسران انطباق HOWOGE پردازش می شود. افسران انطباق HOWOGE و دفتر بازرس به طور حرفه ای آموزش دیده اند. دفتر بازپرس همچنین هنگام انجام وظایف خود بی طرفانه و مستقل عمل می کند و به دستورالعمل ها متعهد نیست. او موظف به حفظ رازداری است و حق قانونی دارد که از شهادت خودداری کند. علاوه بر این، دفاتر شکایات موظف به رعایت مقررات حفاظت از داده ها و تضمین شفافیت و حقوق همه افراد آسیب دیده هستند.

HOWOGE از افشاگران پس از ارسال گزارش در برابر معایب محافظت می کند. HOWOGE اشاره می کند که تعهدات قانونی برای ارائه اطلاعات ممکن است مستلزم استثناهایی در مورد الزامات محرمانه و رازداری باشد.

• پس از دریافت شکایت یا انعام، رسید آن مستند می شود و شخصی که انعام را ارائه کرده است، طی هفت روز تاییدیه دریافت می کند.
• افرادی که انجام این رویه به آنها سپرده شده است باید در صورت امکان موضوع را با افرادی که اطلاعات را ارائه کرده اند در میان بگذارند تا در صورت لزوم موضوع را بیشتر روشن کنند.
• شکایات یا نکات ابتدا مورد بررسی قرار می گیرند تا مشخص شود که آیا موضوع گزارش شده نقض احتمالی قانون، نقض اساسی مقررات داخلی، حقوق بشر یا خطرات زیست محیطی، یا نقض حقوق بشر یا تعهدات زیست محیطی است.
• در صورتی که نه اطلاعات کافی وجود داشته باشد و نه امکان تماس با فرد ارائه دهنده اطلاعات وجود داشته باشد، پرونده بسته و مستند می شود.
• در صورتی که پس از روشن شدن، بحث و بررسی حقایق، مشخص شود که هیچ تخلفی از قانون و نقض قابل توجه مقررات داخلی، حقوق بشر و خطرات زیست محیطی و نقض تعهدات مرتبط با حقوق بشر یا محیط زیست در HOWOGE و آن وجود ندارد. تامین کنندگان، پرونده بسته و مستند خواهد شد
• موضوع به طور کلی باید ظرف سه ماه روشن شود. اگر مدت زمان طولانی‌تر باشد، شخصی که اطلاعات را ارائه می‌کند، حداقل هر سه ماه یکبار گزارش وضعیت دریافت می‌کند.
• اگر در جریان روشن شدن حقایق مشخص شود که نقض قانون و/یا قواعد قابل توجهی وجود دارد یا نقض حقوق بشر و/یا تعهدات زیست محیطی قریب الوقوع بوده یا در حال وقوع است، اقدامات اصلاحی انجام خواهد شد. بلافاصله گرفته شده است. در صورت امکان و معقول، شخصی که اطلاعات را ارائه می دهد شامل می شود. در موارد مناسب، HOWOGE می تواند فرآیندی را برای حل و فصل دوستانه به افشاگران ارائه دهد. هنگامی که خطرات شناسایی می شوند، اقدامات پیشگیرانه مناسب باید اجرا شوند.
• اجرای اقدامات اصلاحی پیگیری می شود.
• فردی که اطلاعات را ارائه کرده است، در صورت وجود فرصتی برای تماس با وی، از نتیجه روند شکایت مطلع می شود.
• HOWOGE همچنین اثربخشی روند شکایات را به صورت سالانه و به صورت موردی بررسی می کند. برای این منظور به طور خاص از بازخورد شخصی که اطلاعات ارائه می دهد استفاده می شود. در صورت لزوم تنظیمات انجام خواهد شد.

تمام شکایات و نکات مطابق با قوانین قابل اجرا و دوره های نگهداری و همچنین محرمانه بودن مستند است. اسناد سه سال پس از اتمام مراحل حذف خواهند شد، مگر اینکه برای برآورده کردن الزامات مقررات قانونی یا منتظر انقضای مدت زمان محدودیت برای ادعاهای احتمالی توسط یا علیه HOWOGE، نگهداری طولانی‌تری لازم باشد. در این صورت، داده ها تا زمانی که لازم و متناسب باشد ذخیره خواهند شد. اقدامات شرح داده شده در این آیین نامه باید همیشه به اندازه کافی مستند باشد.

اگر شخصی که اطلاعات را ارائه می دهد، اطلاعات را در حد دانش و اعتقاد خود ارائه دهد، هیچ ضرری نخواهد داشت. با این حال، اگر اطلاعات نادرست را عمداً یا از طریق سهل انگاری فاحش گزارش دهید، HOWOGE این حق را برای خود محفوظ می دارد که اقدام قانونی انجام دهد.

مهم است که شخصی که گزارش می دهد باور داشته باشد یا فرض کند که محتوا در زمان گزارش درست است و این گزارش را با قصد توهین آمیز تهیه نکرده است. اگر پس از روشن شدن حقایق، معلوم شد که انعام بی اساس بوده است، شخصی که انعام داده است نباید از عواقب منفی بترسد.

حتی پس از آن، او تشویق می شود تا موضوع مورد نظر را گزارش کند. در هنگام بررسی موضوع تا جایی که امکان قانونی داشته باشد به این موضوع توجه خواهد شد.

هیچ هزینه ای برای شخصی که اطلاعات را ارائه می دهد وجود ندارد.

خیر، رابطه وکیل و موکل وجود ندارد. بازرس نماینده HOWOGE است و می ماند. با این حال، به دلیل رابطه حقوقی بین بازرس و HOWOGE به عنوان مشتری، یک "اثر (محافظت کننده)" به نفع شخصی که اطلاعات را ارائه می دهد وجود دارد. این به بازرس اجازه می دهد تا به طور غیررسمی به فردی که اطلاعات را در مورد سؤالات عملی پرونده فردی ارائه می دهد توصیه کند، اما برای او امکان ندارد به عنوان وکیل "شما" از منافع قانونی نمایندگی کند.

اطلاعات حفاظت از داده ها برای سیستم افشاگر را می توان در اینجایافت.