Правила процедуры HOWOGE для процедуры отчетности

Процедура отчетности позволяет людям указывать на риски для прав человека и окружающей среды, а также на нарушения прав человека или экологических обязательств, возникшие в результате экономической деятельности HOWOGE в их собственной сфере деятельности или у прямого поставщика. Такое описание процессов и ответственности соответствует требованиям процессуального регулирования процедуры рассмотрения жалоб в соответствии с разделом 8 Закона о комплексной проверке цепочки поставок (LkSG).

Процедура сообщения также служит каналом сообщения обо всех признаках нарушений закона и существенных нарушений внутренних правил и является внутренней точкой сообщения по смыслу Закона о защите информаторов (HinSchG).

Любой желающий может отправлять отчеты по следующим каналам отчетности: лично, по телефону, по электронной почте или по почте.

Ответственные за соблюдение требованийМари-Луиза Шнайдер, Андреас Шеер 030 – 5464-1082/1008 Compliance@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbHШтефан-Хейм-Плац 1 10367 Берлин

Существует также возможность обратиться к независимому омбудсмену по правовым вопросам.

Доктор Катрин НиевиарраЮрист 030 – 88 71 94 91 9 Howoge@ra-elkeschaefer.de

Юридическая фирма по коммерческому правуЮристы Эльке Шефер Philippistr. 11 14059 Берлин

В дополнение к нашим внутренним каналам отчетности, упомянутым выше, люди также могут обратиться во внешний отдел отчетности. Внешние официальные отчетные офисы существуют при Федеральном управлении юстиции, Федеральном органе финансового надзора или Федеральном управлении по картелям. Страны создают свои собственные службы внешней отчетности, и внешняя отчетность также может предоставляться институтам и органам ЕС. Дополнительную информацию предоставляют соответствующие внешние отчетные органы на своих веб-сайтах.

Независимо от выбранного метода сообщения, все жалобы и советы будут рассматриваться конфиденциально.

Конфиденциальность личности информатора сохраняется на протяжении всего процесса, если информатор не дает согласия на раскрытие своей личности.

Информация обрабатывается специалистами по соблюдению нормативных требований HOWOGE. Сотрудники HOWOGE по обеспечению соблюдения требований и офис омбудсмена прошли профессиональную подготовку. Офис омбудсмена также действует беспристрастно, независимо при выполнении своих задач и не связан инструкциями. Она обязана сохранять конфиденциальность и имеет законное право отказаться от дачи показаний. Кроме того, отделы рассмотрения жалоб обязаны соблюдать правила защиты данных и обеспечивать прозрачность и права всех затронутых лиц.

HOWOGE защищает информаторов от неудобств после подачи сообщения. HOWOGE отмечает, что юридические обязательства по предоставлению информации могут потребовать исключений из требований конфиденциальности и секретности.

• После получения жалобы или наводки ее получение документируется, и лицо, предоставившее наводку, в течение семи дней получает подтверждение о получении.
• Лица, которым поручено проведение процедуры, должны по возможности обсудить вопрос с лицами, предоставившими информацию, для дальнейшего выяснения вопроса в случае необходимости.
• Жалобы или советы сначала изучаются, чтобы определить, представляет ли сообщаемый вопрос возможные нарушения закона, существенные нарушения внутренних правил, угрозу правам человека или окружающей среде, а также нарушение прав человека или экологических обязательств.
• Если нет ни достаточной информации, ни возможности связаться с лицом, предоставившим информацию, дело будет закрыто и документировано.
• Если после выяснения, обсуждения и расследования фактов становится ясно, что в HOWOGE и ее поставщиков, дело будет закрыто и задокументировано
• Обычно этот вопрос должен быть прояснен в течение трех месяцев. Если продолжительность дольше, лицо, предоставляющее информацию, будет получать отчет о состоянии не реже одного раза в квартал.
• Если в ходе выяснения фактов будет установлено, что имеют место нарушения закона и/или существенных правил или что нарушение прав человека и/или экологических обязательств неизбежно или уже имеет место, будут приняты корректирующие меры. взяли сразу. Там, где это возможно и разумно, включается лицо, предоставляющее информацию. В соответствующих случаях HOWOGE может предложить информаторам процесс мирного разрешения спора. При выявлении рисков необходимо принять соответствующие превентивные меры.
• Осуществление мер по устранению отслеживается.
• Лицо, предоставившее информацию, будет проинформировано о завершении процедуры рассмотрения жалобы, если будет возможность связаться с ним.
• HOWOGE также ежегодно и на разовой основе проверяет эффективность процедуры рассмотрения жалоб. Для этого, в частности, используется обратная связь от лица, предоставляющего информацию. При необходимости будут внесены коррективы.

Все жалобы и советы документируются в соответствии с действующим законодательством и сроками хранения, а также с соблюдением конфиденциальности. Документация будет удалена через три года после завершения процедуры, за исключением случаев, когда более длительное хранение необходимо для удовлетворения требований правовых норм или для ожидания истечения срока исковой давности для возможных претензий со стороны HOWOGE или против нее. В этом случае данные будут храниться столько времени, сколько это необходимо и соразмерно. Меры, описанные в настоящих правилах процедуры, всегда должны быть надлежащим образом документированы.

Если лицо, предоставляющее информацию, предоставляет информацию в меру своих знаний и убеждений, оно не понесет никаких неудобств. Однако, если вы сообщите ложную информацию намеренно или по грубой неосторожности, HOWOGE оставляет за собой право подать в суд.

Важно, чтобы лицо, сообщившее сообщение, верило или предполагало, что его содержание было правдивым на момент сообщения, и что оно не делало сообщение с оскорбительными намерениями. Если после выяснения фактов выяснится, что наводка была необоснованной, то человеку, давшему наводку , не стоит опасаться каких-либонегативных последствий.

Даже в этом случае ей рекомендуется сообщить о рассматриваемом вопросе. При расследовании дела это будет учтено, насколько это возможно с точки зрения закона.

Лицо, предоставляющее информацию, не несет никаких затрат.

Нет, никаких отношений между адвокатом и клиентом не существует. Омбудсмен был и остается представителем HOWOGE. Однако из-за юридических отношений между омбудсменом и HOWOGE как клиентом существует «(защитный) эффект» в пользу лица, предоставляющего информацию. Это позволяет омбудсмену неформально консультировать лицо, предоставляющее информацию, по практическим вопросам конкретного дела, но не позволяет ему представлять законные интересы в качестве «своего» адвоката.

Информацию о защите данных для системы информирования можно найти здесь.