Raporlama prosedürü için HOWOGE prosedür kuralları

Raporlama prosedürü, kişilerin kendi iş alanlarında veya doğrudan tedarikçilerinde HOWOGE'un ekonomik faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan insan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra insan hakları veya çevresel yükümlülük ihlallerini belirtmelerine olanak tanır. Süreçlere ve sorumluluklara ilişkin bu tanım, Tedarik Zinciri Durum Tespiti Yasası'nın (LkSG) 8. Bölümü uyarınca şikayet prosedürüne ilişkin prosedür düzenlemesinin gerekliliklerini karşılamaktadır.

Raporlama prosedürü aynı zamanda yasa ihlallerine ve iç düzenlemelerin önemli ihlallerine ilişkin tüm belirtiler için bir raporlama kanalı görevi görür ve İhbarcıları Koruma Yasası (HinSchG) anlamında bir dahili raporlama noktasıdır.

Herkes aşağıdaki raporlama kanalları aracılığıyla rapor gönderebilir: şahsen, telefonla, e-postayla veya postayla

Uyum görevlileriMarie-Luise Schneider, Andreas Scheer 030 – 5464-1082/1008 Compliance@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbHStefan-Heym-Platz 1 10367 Berlin

Ayrıca bağımsız yasal ombudsmanla iletişime geçme seçeneği de bulunmaktadır.

Dr. Kathrin NiewiarraAvukat 030 – 88 71 94 91 9 Howoge@ra-elkeschaefer.de

Ticaret hukuku için hukuk bürosuAvukatlar Elke Schäfer Philippistr. 11 14059 Berlin

Yukarıda belirtilen iç raporlama kanallarımıza ek olarak kişiler, harici bir raporlama ofisiyle de iletişime geçebilirler. Federal Adalet Bürosu, Federal Mali Denetleme Otoritesi veya Federal Kartel Ofisi'nde harici resmi raporlama ofisleri bulunmaktadır. Ülkeler kendi dış raporlama ofislerini kurmaktadır ve AB kurum ve organlarına da dış raporlama yapılabilmektedir. Daha fazla bilgi ilgili dış raporlama ofisleri tarafından web sitelerinde sağlanmaktadır.

Hangi raporlama yönteminin seçildiğine bakılmaksızın, tüm şikayetler ve ihbarlar gizli tutulacaktır.

Muhbirin kimliğinin gizliliği, ihbarcı kimliğinin açıklanmasını kabul etmedikçe tüm süreç boyunca korunur.

Bilgiler HOWOGE'un uyumluluk görevlileri tarafından işlenir. HOWOGE uyum görevlileri ve ombudsmanlık ofisi profesyonel olarak eğitilmiştir. Ombudsmanlık makamı da görevlerini yerine getirirken tarafsız, bağımsız hareket eder ve talimatlara bağlı değildir. Gizliliği korumakla yükümlüdür ve yasal olarak ifade vermeyi reddetme hakkına sahiptir. Ayrıca şikayet ofisleri, veri koruma düzenlemelerine uymak ve şeffaflığı ve etkilenen tüm kişilerin haklarını sağlamakla yükümlüdür.

HOWOGE, ihbarda bulunanları bir rapor gönderdikten sonra dezavantajlardan korur. HOWOGE, bilgi sağlamaya yönelik yasal yükümlülüklerin gizlilik ve mahremiyet gerekliliklerinde istisnalar gerektirebileceğine işaret etmektedir.

• Bir şikayet veya bahşiş alındıktan sonra, bunun alındığı belgelenir ve bahşişi veren kişiye yedi gün içinde alındı teyidi gönderilir.
• Prosedürü yürütmekle görevlendirilen kişiler, gerekirse konuyu daha da açıklığa kavuşturmak için konuyu mümkünse bilgiyi veren kişilerle tartışmalıdır.
• Şikayetler veya ihbarlar öncelikle, bildirilen konunun olası yasa ihlali, iç düzenlemelerin esaslı ihlali, insan hakları veya çevresel risk veya insan hakları veya çevresel yükümlülüklerin ihlali olup olmadığını belirlemek için incelenir.
• Yeterli bilgi yoksa veya bilgiyi veren kişiyle iletişime geçme imkanı yoksa, dosya kapatılacak ve belgelenecektir.
• Gerçekler açıklığa kavuşturulduktan, tartışıldıktan ve araştırıldıktan sonra, HOWOGE ve onun bünyesinde herhangi bir yasa ihlalinin, iç düzenlemelerin önemli ihlallerinin, insan hakları ve çevresel risklerin ve insan haklarıyla ilgili veya çevresel yükümlülüklerin ihlallerinin olmadığı açıktır. tedarikçiler, vaka kapatılacak ve belgelenecek
• Genel olarak üç ay içinde konunun açıklığa kavuşturulması gerekiyor. Sürenin daha uzun olması durumunda bilgiyi sağlayan kişiye en az üç ayda bir durum raporu gönderilecektir.
• Gerçeklerin açıklığa kavuşturulması sırasında kanunların ve/veya önemli kuralların ihlal edildiği veya insan hakları ve/veya çevresel yükümlülükler ihlalinin yakın olduğu veya halihazırda gerçekleşmekte olduğu tespit edilirse, düzeltici önlemler uygulanacaktır. hemen alınır. Mümkün ve mantıklı olduğu takdirde bilgiyi sağlayan kişi de dahil edilir. Uygun durumlarda HOWOGE, ihbarcılara dostane çözüm için bir süreç sunabilir. Riskler belirlendiğinde uygun önleyici tedbirler uygulanmalıdır.
• İyileştirici tedbirlerin uygulanması takip edilmektedir.
• Bilgiyi veren kişiye, kendisiyle iletişime geçme imkanı olması halinde şikayet prosedürünün sonucu hakkında bilgi verilecektir.
• HOWOGE ayrıca şikayet prosedürünün etkinliğini yıllık olarak ve özel olarak gözden geçirir. Bu amaçla özellikle bilgiyi sağlayan kişinin geri bildiriminden yararlanılır. Gerektiğinde ayarlamalar yapılacaktır.

Tüm şikayetler ve ipuçları, yürürlükteki yasalara ve saklama sürelerine ve ayrıca gizliliğe uygun olarak belgelenir. Yasal düzenlemelerin gerekliliklerini karşılamak veya HOWOGE tarafından veya HOWOGE'a karşı olası talepler için zaman aşımı süresinin sona ermesini beklemek için daha uzun süre saklanması gerekmediği sürece, belgeler prosedürün tamamlanmasından üç yıl sonra silinecektir. Bu durumda veriler gerekli ve orantılı olduğu sürece saklanacaktır. Bu prosedür kurallarında açıklanan önlemler her zaman yeterli şekilde belgelenmelidir.

Bilgiyi veren kişi, bilgisi ve inancı dahilinde bilgiyi verirse herhangi bir dezavantajla karşılaşmayacaktır. Ancak kasıtlı olarak veya ağır ihmal nedeniyle yanlış bilgi bildirirseniz HOWOGE yasal işlem başlatma hakkını saklı tutar.

İhbarı yapan kişinin, ihbarın yapıldığı tarihte içeriğin doğru olduğuna inanması veya varsayması ve ihbarı kötü niyetle yapmamış olması önemlidir. Gerçekler açıklandıktan sonra ihbarın asılsız olduğu ortaya çıkarsa, ihbarı veren kişinin herhangi bir olumsuz sonuçtan korkmasına gerek yoktur.

O zaman bile, söz konusu konuyu bildirmesi teşvik edilir. Konu araştırılırken hukuki açıdan mümkün olduğu ölçüde bu durum dikkate alınacaktır.

Bilgiyi sağlayan kişiden herhangi bir ücret alınmaz.

Hayır, avukat-müvekkil ilişkisi yoktur. Ombudsman HOWOGE'un temsilcisidir ve öyle kalacaktır. Ancak ombudsman ile müvekkil olarak HOWOGE arasındaki hukuki ilişki nedeniyle bilgiyi sağlayan kişi lehine “(koruyucu) etki” söz konusudur. Bu, ombudsmanın, bireysel davanın pratik sorunları hakkında bilgi veren kişiye gayri resmi olarak tavsiyede bulunmasına olanak tanır, ancak onun hukuki menfaatleri “sizin” avukatınız olarak temsil etmesi mümkün değildir.

İhbar sisteminin veri koruma bilgilerine buradanulaşabilirsiniz.