Quy tắc thủ tục của HOWOGE đối với thủ tục báo cáo

Quy trình báo cáo cho phép mọi người chỉ ra các rủi ro về nhân quyền và môi trường cũng như các hành vi vi phạm nhân quyền hoặc nghĩa vụ môi trường phát sinh do hoạt động kinh tế của HOWOGE trong khu vực kinh doanh của chính họ hoặc nhà cung cấp trực tiếp. Mô tả về các quy trình và trách nhiệm này đáp ứng các yêu cầu của quy định thủ tục đối với thủ tục khiếu nại theo Mục 8 của Đạo luật thẩm định chuỗi cung ứng (LkSG).

Thủ tục báo cáo cũng đóng vai trò là kênh báo cáo về mọi dấu hiệu vi phạm pháp luật và vi phạm nghiêm trọng các quy định nội bộ, đồng thời là điểm báo cáo nội bộ theo nghĩa của Đạo luật bảo vệ người tố giác (HinSchG).

Bất kỳ ai cũng có thể gửi báo cáo qua các kênh báo cáo sau: trực tiếp, qua điện thoại, qua email hoặc qua đường bưu điện

Cán bộ tuân thủMarie-Luise Schneider, Andreas Scheer 030 – 5464-1082/1008 tuân thủ@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbHStefan-Heym-Platz 1 10367 Berlin

Ngoài ra còn có tùy chọn liên hệ với thanh tra viên pháp lý độc lập.

Tiến sĩLuật sư Kathrin Niewiarra030 – 88 71 94 91 9 Howoge@ra-elkeschaefer.de

Công ty luật kinh doanh Luậtsư Elke Schäfer Philippistr. 11 14059 Béc-lin

Ngoài các kênh báo cáo nội bộ được đề cập ở trên, mọi người cũng có thể liên hệ với văn phòng báo cáo bên ngoài. Các văn phòng báo cáo chính thức bên ngoài có tại Văn phòng Tư pháp Liên bang, Cơ quan Giám sát Tài chính Liên bang hoặc Văn phòng Cartel Liên bang. Các quốc gia thành lập văn phòng báo cáo bên ngoài của riêng mình và việc báo cáo bên ngoài cũng có thể được thực hiện cho các tổ chức và cơ quan của EU. Thông tin thêm được cung cấp bởi các văn phòng báo cáo bên ngoài tương ứng trên trang web của họ.

Bất kể phương pháp báo cáo nào được chọn, tất cả các khiếu nại và lời khuyên sẽ được xử lý bảo mật.

Tính bảo mật danh tính của người cung cấp thông tin được duy trì trong toàn bộ quá trình trừ khi người tố cáo đồng ý tiết lộ danh tính của mình

Thông tin được xử lý bởi các nhân viên tuân thủ của HOWOGE. Các nhân viên tuân thủ của HOWOGE và văn phòng thanh tra đều được đào tạo chuyên nghiệp. Văn phòng Thanh tra cũng hành động khách quan, độc lập khi thực hiện nhiệm vụ và không bị ràng buộc bởi các chỉ thị. Cô có nghĩa vụ giữ bí mật và có quyền hợp pháp để từ chối làm chứng. Hơn nữa, các văn phòng khiếu nại có nghĩa vụ tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tính minh bạch cũng như quyền lợi của tất cả những người bị ảnh hưởng.

HOWOGE bảo vệ người tố cáo khỏi những bất lợi sau khi gửi báo cáo. HOWOGE chỉ ra rằng nghĩa vụ pháp lý về cung cấp thông tin có thể yêu cầu các ngoại lệ đối với các yêu cầu về bảo mật và bí mật.

• Sau khi nhận được khiếu nại hoặc tiền boa, biên nhận của nó sẽ được ghi lại và người cung cấp tiền boa sẽ nhận được xác nhận đã nhận trong vòng bảy ngày.
• Người được giao tiến hành tố tụng, nếu có thể, phải thảo luận vấn đề với người đã cung cấp thông tin để làm rõ thêm sự việc nếu cần thiết.
• Trước tiên, các khiếu nại hoặc lời khuyên sẽ được kiểm tra để xác định xem liệu vấn đề được báo cáo có cấu thành hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm nghiêm trọng các quy định nội bộ, rủi ro về nhân quyền hoặc môi trường hay vi phạm nhân quyền hoặc nghĩa vụ môi trường hay không.
• Nếu không có đủ thông tin cũng như không có khả năng liên hệ với người đã cung cấp thông tin, vụ việc sẽ được đóng lại và ghi lại.
• Nếu, sau khi các sự việc được làm rõ, thảo luận và điều tra, rõ ràng là không có vi phạm pháp luật và vi phạm đáng kể các quy định nội bộ, nhân quyền và rủi ro môi trường cũng như vi phạm các nghĩa vụ liên quan đến nhân quyền hoặc môi trường tại HOWOGE và các tổ chức của nó. nhà cung cấp, vụ việc sẽ được khép lại và ghi lại
• Vấn đề thường phải được làm rõ trong vòng ba tháng. Nếu thời gian dài hơn, người cung cấp thông tin sẽ nhận được báo cáo tình trạng ít nhất là hàng quý.
• Nếu, trong quá trình làm rõ sự việc, xác định được rằng có hành vi vi phạm pháp luật và/hoặc các quy định quan trọng, hoặc hành vi vi phạm nhân quyền và/hoặc nghĩa vụ môi trường sắp xảy ra hoặc đang diễn ra, thì các biện pháp khắc phục sẽ được áp dụng. lấy ngay lập tức. Nếu có thể và hợp lý, người cung cấp thông tin sẽ được tham gia. Trong những trường hợp thích hợp, HOWOGE có thể cung cấp cho người tố giác một quy trình giải quyết thân thiện. Khi xác định được rủi ro, phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa thích hợp.
• Việc thực hiện các biện pháp khắc phục được theo dõi.
• Người cung cấp thông tin sẽ được thông báo về việc hoàn tất thủ tục khiếu nại nếu có cơ hội liên hệ với họ.
• HOWOGE cũng đánh giá tính hiệu quả của thủ tục khiếu nại hàng năm và trên cơ sở đặc biệt. Với mục đích này, phản hồi từ người cung cấp thông tin sẽ được sử dụng cụ thể. Điều chỉnh sẽ được thực hiện nếu cần thiết.

Tất cả các khiếu nại và lời khuyên đều được ghi lại theo luật hiện hành và thời gian lưu giữ cũng như tính bảo mật. Tài liệu sẽ bị xóa ba năm sau khi hoàn thành thủ tục, trừ khi cần lưu trữ lâu hơn để đáp ứng các yêu cầu của quy định pháp lý hoặc để chờ hết thời hiệu đối với các khiếu nại có thể xảy ra bởi hoặc chống lại HOWOGE. Trong trường hợp này, dữ liệu sẽ được lưu trữ miễn là điều này cần thiết và tương xứng. Các biện pháp được mô tả trong các quy tắc thủ tục này phải luôn được ghi chép đầy đủ.

Nếu người cung cấp thông tin cung cấp thông tin theo hiểu biết và niềm tin tốt nhất của họ thì họ sẽ không phải chịu bất kỳ bất lợi nào. Tuy nhiên, nếu bạn cố ý báo cáo thông tin sai lệch hoặc do sơ suất nghiêm trọng, HOWOGE có quyền thực hiện hành động pháp lý.

Điều quan trọng là người báo cáo tin hoặc cho rằng nội dung đó là đúng vào thời điểm báo cáo và họ không báo cáo với mục đích lạm dụng. Nếu sau khi làm rõ sự việc mà thấy tiền boa là vô căn cứ thì người mách nước không phải lo sợhậu quả tiêu cực.

Không có chi phí cho người cung cấp thông tin.

Không, không có mối quan hệ luật sư-khách hàng. Thanh tra viên đang và vẫn là đại diện của HOWOGE. Tuy nhiên, do mối quan hệ pháp lý giữa thanh tra viên và HOWOGE với tư cách là khách hàng nên có “tác dụng (bảo vệ)” có lợi cho người cung cấp thông tin. Điều này cho phép thanh tra viên tư vấn một cách không chính thức cho người cung cấp thông tin về các câu hỏi thực tế của từng vụ việc, nhưng người này không thể đại diện cho lợi ích pháp lý với tư cách là luật sư “của bạn”.

Thông tin bảo vệ dữ liệu cho hệ thống tố cáo có thể được tìm thấy ở đây.